Vous envisagez de lancer une activité entrepreneuriale et vous souhaitez louer un bureau qui correspond à vos besoins ? Votre bureau actuel ne vous correspond plus et vous avez décidé de transférer votre activité dans de nouveau locaux plus adaptés ? Certes il s’agit d’une étape importante, voire indispensable, dans l’évolution d’une entreprise, mais qui n’est pas sans difficultés. En effet, la location d’un bureau est une dépense importante dont l’impact se ressent au niveau des finances de l’entreprise. A cela, il faudra ajouter les coûts inhérents à l’aménagement et l’équipement des locaux, entre autres dépenses. Les détails.
Le loyer
Avant de louer un bureau quartier Antigone à Montpellier, il convient d’avoir une idée claire de la valeur d’usage d’un local commercial. Par convention, les loyers des bureaux sont exprimés en valeur locative annuelle (en € hors taxes et hors charges, par mètre carré, par an). En prenant en considération ses caractéristiques, et notamment la commercialité, vous pouvez comparer les prix prévalant dans une même zone, ainsi que la valeur locative de marché.
Cependant, cette formulation ne prend pas en compte les autres coûts et notamment la TVA, les honoraires de gestion, les impôts… Dès lors, elle ne permet pas de calculer le montant réel du loyer.
La TVA et les impôts
La TVA est une sortie de trésorerie qui pèse lourd dans le calcul du budget de location. Si vous décidez de louer un bureau équipé, le taux de TVA s’élève dans ce cas à 20 %. Parmi les coûts liés au loyer qu’il est important de prendre en compte, figure le dépôt de garantie. Mais vous pourrez récupérer ce montant en fin de bail, lorsque vous quitterez les locaux. Il incombe, généralement, au locataire de s’acquitter de la taxe foncière et de la taxe sur les bureaux, mais aussi de la CFE (contribution foncière des entreprises).
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Les honoraires du conseiller en immobilier d’entreprise
Si, pour trouver le local idéal, vous décidez de solliciter les services d’un conseiller en immobilier d’entreprise, vous devrez prendre en compte également les honoraires. Ces derniers peuvent correspondre à 30 % du loyer annuel, l’équivalent de trois mois de loyer environ, hors taxes et hors charges. En tant que locataire, vous pouvez convaincre le propriétaire de supporter cette somme avec vous. La part qui incombe à chacun des deux parties peut être mentionnée dans le mandat qui lie le propriétaire au conseil immobilier.
Les frais d’équipement
Vous ne devez pas perdre de vue les frais de déménagement, les travaux de remise en état, ainsi que les frais d’équipement. En effet, L’équipement du bureau, qu’il s’agisse de mobilier ou de fournitures, peut nécessiter un budget non négligeable, même s’il n’est pas le poste le plus coûteux. Mais si vous choisissez de faire appel à des spécialistes de l’aménagement de bureaux, le coût devrait grimper rapidement.
Les honoraires de gestion
D’autres dépenses sont souvent négligées par les entrepreneurs, dont notamment les charges locatives relatives à l’entretien des parties communes et aux services communs inter-entreprises, ou encore les honoraires de gestion. Le montant de ces derniers peut osciller entre 2 % et 5 % du loyer annuel hors taxe. Pour ce qui est des honoraires de commercialisation, leur montant oscille peut aller de 15 % à 30 % du loyer annuel hors taxe.
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Les dépenses liées au déménagement
Le déménagement et l’aménagement sont incontournables ! Pour ce faire, vous devez comparer les différents déménageurs et choisir celui qui propose le meilleur rapport qualité/prix. Vous pouvez également louer un camion pour transporter, vous-même, votre matériel de bureau. Généralement, un aménagement dans un nouvel espace de travail coûte entre 200 euros à 1200 euros/m2.
La communication
Avant d’emménager dans votre nouveau bureau, vous devez, bien évidemment, communiquer autour de ce changement d’adresse auprès de vos clients et fournisseurs. Toutes les personnes importantes pour votre activité doivent être tenues informées de ce déménagement. Cette campagne de communication peut générer un coût considérable, notamment pour imprimer de nouvelles cartes de visite, de nouveaux dépliants, etc.
Autant d’éléments à prendre en compte dans le calcul du vrai coût de location d’un bureau. Et comme vous pouvez le constater, ce dernier dépasse de loin celui du loyer.